Retourbeleid retail: hoe voorkom je verlies met je kassasysteem?
Je verkoopt een mooie blazer voor €89,00. De klant komt een week later terug. Past toch niet helemaal lekker en brengt hem retour. Je geeft het geld terug, hangt de blazer weer in het rek en denkt: dat hoort erbij.
Maar elke retour kost je geld. Niet alleen de transactie, ook je tijd, de administratie en het risico dat het artikel beschadigd terugkomt. Vooral in fashion retail, waar soms vier van de tien artikelen terugkomen, tikt dat aan.
Retouren zijn onderdeel van retail. Maar er is verschil tussen normaal retourgedrag en situaties die je winst onder druk zetten. Met de juiste registratie in je kassasysteem zie je waar het misgaat. Je krijgt inzicht in patronen, voorkomt misbruik en houdt controle over je marge.
Wat komt er vaak terug?
Kijk naar je eigen cijfers. Welke artikelen komen vaak terug? Is het altijd dezelfde maat? Hetzelfde merk? Dezelfde kleur? Die informatie zit in je kassasysteem, maar alleen als je retouren goed registreert.
De meeste retouren hebben te maken met pasvorm, beschadigde producten of klanten die bewust meerdere maten bestellen. Als je weet welke reden het vaakst voorkomt, kun je bijsturen.
Registreer retouren goed in je kassa
De meeste retailers verwerken een retour als negatieve verkoop. Dat klopt financieel, maar je mist informatie. Met MplusKASSA registreer je niet alleen dát iets terugkomt, maar ook wáárom.
Dit registreer je minimaal:
- Welk artikel komt terug
- Wanneer werd het gekocht
- Waarom komt het terug (te klein, beschadigd, kleur valt tegen)
- Is het artikel nog verkoopbaar
Zo bouw je een database op. Na een maand zie je patronen. Na drie maanden weet je precies waar je voorraad op moet bijsturen, welke leveranciers problemen geven en waar misbruik zit.
Retourbeleid opstellen: dit Werkt
De trend verschuift. Webshops rekenen steeds vaker een klein bedrag voor retouren. Niet om winst te maken, maar om bewust gedrag te stimuleren. En het werkt. Klanten denken beter na voor ze bestellen.
Voor fysieke winkels ligt het anders. Je wilt klanten niet afschrikken, maar je wilt ook geen misbruik. Een helder retourbeleid helpt:
- Termijn: Hoeveel dagen mag een klant retourneren? Dertig dagen is redelijk en zorgt dat voorraad snel weer beschikbaar komt.
- Voorwaarden: Moet het label er nog aan zitten? Mag het gewassen zijn? Wees duidelijk. Print het op de bon of hang het bij de kassa.
- Bonplicht: Zonder bon geen retour, tenzij je het in je systeem kunt terugvinden. Met MplusKASSA zoek je transacties op klantnummer, datum of artikelnummer.
Uitzonderingen: Sale-artikelen, ondergoed, verzorgingsproducten. Sommige artikelen retourneer je niet. Dat is normaal en klanten begrijpen dat.
Misbruik herkennen en stoppen
Je kent ze wel, de klant die elke week iets koopt en terugbrengt. Of de klant die een outfit koopt voor een feestje en de dag erna alles retourneert met de labels er nog aan.
Met je kassasysteem spot je dit. Maak een rapport van klanten met hoge retourpercentages. Iemand die tien keer iets koopt en negen keer terugbrengt, kost je geld.
Je hoeft niet direct confronterend te zijn. Maar je kunt wel je beleid aanpassen. Bijvoorbeeld: na drie retouren in een maand mag de klant alleen nog met bon retourneren. Of je geeft een waarschuwing dat je retourbeleid strikt is.
Online bestellen, in de winkel retourneren
Steeds meer retailers verkopen online én in de winkel. Klanten bestellen online en brengen terug in de winkel. Dat kost je tijd als je systemen niet goed gekoppeld zijn.
Met een gekoppeld systeem gaat het automatisch. De klant scant de retourcode of geeft het ordernummer. Jij ziet direct de bestelling, verwerkt de retour en de voorraad wordt in beide systemen bijgewerkt. Geen dubbel werk, geen fouten.
Zo pak je het aan
Retouren zijn onderdeel van retail, maar ze hoeven je winst niet op te eten. Begin met de basis: registreer niet alleen de retour, maar ook de reden. Gebruik die data om beter in te kopen, je online presentatie aan te passen en misbruik te herkennen.
Stel een helder retourbeleid op. Duidelijke voorwaarden beschermen je marge en zorgen dat klanten weten waar ze aan toe zijn. Hang het zichtbaar op en print het op je kassabonnen.
En koppel je systemen. Als je online én in de winkel verkoopt, moet je voorraad en retourregistratie overal kloppen. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.
Wil je weten hoe MplusKASSA je helpt bij retourregistratie en voorraadcontrole? Neem contact op. We denken graag met je mee over een kassasysteem dat werkt voor jouw winkel.
